Cómo generar reuniones efectivas sin perder la participación

Escuchar sin perder el tiempo: esa es nuestra meta ¿Cómo lograrlo? Acá te lo contamos. 

Los sistemas de articulación colaborativos son muy exigentes: requieren que pongamos todos nuestros sentidos y capacidades al servicio de la comunidad. Implica que la información circule de un lado a otro y las decisiones se abran al escrutinio del colectivo.

El camino a esta construcción más horizontal tiene implicancias directas en nuestras tareas cotidianas. Colaborar requiere hablar, reunirse, debatir, argumentar y fundamentar propuestas. ¿Cómo podemos lograr esto sin perder la capacidad de operar?

Existe un falso mito de que, mientras más extensas y tediosas, sean las reuniones, se obtiene un mayor provecho. 

En tejeRedes te compartimos algunas claves para invertir tu tiempo y energías en reuniones de mayor impacto para el desarrollo de tu organización:

1. Fija un objetivo concreto para cada reunión. Si es posible, el “entregable” o producto deseado a partir del espacio de diálogo. 

Hay reuniones que son informativas; en otras ocasiones, necesitas que el equipo vuelque todas sus reflexiones y cuestionamientos, para dar vida a una idea o solucionar una preocupación que está rondando. En otros casos, nada más debes darle seguimiento a los puntos acordados para que no se pierda la continuidad de un proyecto. Tener claro por qué convocas y qué quieres obtener, te permitirá abordar mejor el espacio. Recuerda: el tiempo de tu equipo es tan valioso como el tuyo.

2. Cuida el espacio. Es importante que la colaboración no solo se enuncie, sino que se viva y se facilite dentro de la organización. Para esto, escoge un lugar que sea cómodo, que permita conversar sin tener que alzar la voz y donde todas las personas se sientan igual de importantes a la hora de expresar sus ideas. Las salas con espacios para rayar son ideales para reuniones de brainstorming, mientras que en otros casos nada más basta una mesa circular para discutir un punto de agenda.

3. Escoge y comparte las tecnologías sociales que ayudarán a encauzar la conversación. Procura que tú o alguien asuma el rol de Facilitador para acompañar la discusión y considera qué herramientas puede ser más útiles.

Valora la posibilidad de incluir tecnologías como el World Café o la conversación 4x4x4 para grupos más grandes u opta por incentivar prácticas consensuadas para tomar la palabra, mantener silencio o regular los tiempos de intervención en espacios más reducidos.

4. Garantiza la participación para que el espacio alcance su máximo potencial. Para esto no basta con que cada quien llene su asiento, sino que, desde la óptica de la colaboración, todos tenemos algo que aportar.

Existen tecnologías sociales, como el tótem de la palabra, que cede el turno a quien quiera hacer una intervención, para que cada persona pueda expresar su parecer. Así, las conversaciones no se monopolizan y pueden enriquecer los avances con las distintas perspectivas presentes en estos espacios colectivos. Promover la capacidad de escuchar con atención y hablar con intensión no es fácil, pero es indispensable para el éxito de tu reunión.

5. Procura que exista algún sistema de registro durante el desarrollo de la reunión. Desde el más clásico y atemporal papelógrafo, hasta sistemas más sofisticados como Trello o Google Drive pueden ser buenos aliados para que lo que resulte de la reunión se pueda materializar en acuerdos. Puedes revisar nuestras recomendaciones sobre tecnologías sociales en el entorno digital. 

6. Comparte los resultados y sé transparente con la información que se haya acordado una vez finalizada la reunión. El secretismo solo sirve para inflar egos y dividir al equipo, así que te recomendamos dejar siempre un registro y una hoja de ruta que se pueda consultar, rediscutir o seguir en otros espacios de chequeo periódico.

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