Entrevista @Inn4SocChange "El ciclo de cambio organizacional/personas tiene 3 etapas claves: negación, aceptación e involucramiento"

Los invitamos a conocer a Guadalupe de la Mata.  Nos dice en su perfil de linkedin:

"Mi motivación principal es apoyar a las empresas, ideas, personas y proyectos para generar un impacto social positivo y contribuir a cambiar vidas"

En esta entrevista exploramos con Guadalupe desde su experiencia la relación con la estética para el diseño de sistemas de gestión para el trabajo en red colaborativo y sus tres dimensiones: participantes, espacio y tecnologías sociales,

Principales tips entrevista:

Los participantes

• Tres pasos clave en el momento de iniciar un proceso de cambio a un sistema de articulación organizacional colaborativo:

• Lo primero para iniciar un proceso de cambio colaborativo es tener el para qué y propósito de la organización muy bien definidos (colaborativamente) a través de una estrategia de comunicación. Es importante en un proceso de cambio colaborativo que todos tengan claro el mensaje y comunicarlo reiteradamente. Por ejemplo, se puede desarrollar un elevator pitch con 4 ó 5 frases para las personas.

• Lo segundo es tener un equipo convencido y apasionado que crea en el cambio. El cambio hay que empezarlo con un pequeño equipo o piloto, identificando aliados que crean en el proceso de cambio.

• Lo tercero es comunicar esas frases que representan el propósito (motto) de forma seductora a través de las personas y equipos aliados.

• Otro tema importante es cómo lidiar con las personas que se niegan o se resisten al cambio. Para lo anterior se necesita gestionar las conversaciones que van en contra del proceso. A estas personas hay que identificarlas y conversar con ellas para ver qué pueden aportar para mejorar las cosas. En la medida en que las personas se van “subiendo al carro”, las personas más negativas van cediendo.

• El cambio requiere esfuerzo y energía. Por lo tanto es importante dar, a las personas y equipos que participan del proceso, incentivos de diferente tipo (tiempo,  económico, etc.)

• El ciclo de cambio* contiene un par de etapas clave que se mezcla con la realidad de que existirán personas que estarán de acuerdo con el discurso, otras que estarán con dudas y otras que se negarán.

• Una etapa del ciclo es la de negación, aquí es importante escuchar para ir revirtiendo esas emociones negativas. (Hay que saber gestionar las emociones negativas a través de procesos de escucha).
• Otra etapa es cuando las personas, poco a poco, empiezan a cambiar esa percepción negativa, para pasar a una etapa de aceptación.
• La etapa de aceptación es cuando las personas ya han cambiado su estado emocional y aceptan el proceso.
• Después, viene una etapa de empezar a involucrarse hasta llegar al compromiso con el proceso de cambio.

• A través del ciclo anterior se puede ir guiando a las personas y hasta realizar roll play: por ejemplo, qué pasaría si estuvieran todos en la aceptación o compromiso en el proceso de cambio.

• En relación al ciclo de cambio tendremos que, en los ciclos o procesos de negación a la aceptación, se baja la productividad y después, vuelve a subir, al pasar al compromiso.

(nota entrevistador: Ojo que del compromiso se podría volver al ciclo negativo).

• La organización es un ser vivo que al desarrollar un proceso de cambio está invirtiendo (gastando) energía y necesita descansar para tomar nuevas energías.

Tecnologías sociales

• Podemos encontrar dos tipos de tecnologías sociales:

• unas son los sistemas informáticos que permiten colaborar,
• y otras, son las de metodologías y prácticas de interacción.

• Es importante que las personas participen activamente en la implementación y mejora de tecnologías sociales y que los encargados (jefes) reconozcan a las personas que aportan en la implementación y mejora. Además, se requieren incentivos y espacios de conversación para fomentar la creación y mejora de tecnologías sociales, ya que son las personas las que las usan y si no se las apropian los sistemas de apoyo a la colaboración no están tejiendo las conversaciones necesarias.

• El miedo al error o a no comunicar ideas es común en las organizaciones y eso va erosionando o paralizando el proceso colaborativo. Es importante reconocer los errores de los sistemas tecnológicos para que se puedan mejorar. Como también agradecer por los aportes e involucramiento de las personas.

• Metodológicamente, tienen que existir espacios y dedicación de tiempo para que las personas puedan dar ideas, feedback, etc. Después de cada proyecto es importante realizar un evaluación de lo positivo/destacable y lo faltante/por mejorar.  

• Las metodologías y prácticas de interacción, se mezclan con el uso de sistemas informáticos para la colaboración (ejemplo, metodologías ágiles y Trello para la gestión de proyectos).

• En el uso de los sistemas o tecnologías sociales es importante que alguien articule las conversaciones.

• También es importante que si un equipo establece procesos de conversaciones de confianza, no ventilar esas conversaciones.

El Espacio

• Podemos encontrar tres tipos de espacios:
• Espacios colectivos para el trabajo y compartir,  
• Espacios para conversaciones privadas o silencio y,
• Espacios para reuniones colaborativas o creativas.

• El espacio diseñado para temas colaborativos debe ir acompañado y asociado con el uso de la tecnología social colaborativa.

• Cuando se implementan estructuras de círculo (por ej. sillas en círculo) las personas se sienten más incentivadas para hablar.

• Otro tema interesante es cuando alguien gráfica las conversaciones de un equipo.  Es importante tener en el espacio material para anotar o post it para pegar, con las ideas de las conversaciones.

• El abrir espacios y oficinas rompe el estatus. Permite también que las personas se escuchen y compartan conversaciones.