Cómo cultivar y mantener sistemas colaborativos

Una vez impulsada la cultura colaborativa se debe nutrir para no rendirse a los viejos hábitos.

Las reglas del juego son claras: cada quien tiene un rol que lo trasciende y que apuesta por un fin común. Los equipos se vuelven más horizontales y colaborativos y la organización empieza a vencer las barreras iniciales de la verticalidad y la gestión tradicional.

Después de esta etapa -que conlleva una serie de acuerdos y compromisos de todos quienes conforman el sistema- viene la etapa de consolidación. En ella, una vez señalados los códigos de funcionamiento, es necesario que la propuesta se nutra de mecanismos para afianzarse dentro de la cultura organizacional. Una vez abiertos al cambio, tenemos el desafío más potente: mantenerlo en el tiempo.

En otras ocasiones hablamos de lo caórdico y cómo éste puede facilitar lazos colaborativos. Recordemos, que lo caórdico se funda en la confianza y debe mantener un equilibrio entre la cercanía que facilita lo emocional con propuestas que apunten a la eficiencia en el trabajo.

Para que un sistema de gestión colaborativo se mantenga en el tiempo, las organizaciones deben velar por mantener por delante su propósito original: ¿Qué cualidades, ideales y valores nos hacen únicos? De esta propuesta inicial -la definición colectiva de hacia dónde vamos- derivan compromisos que son asumidos por sus miembros. Por ello, recordar el propósito permite hacer exigibles las responsabilidades que cada uno asume para seguir adelante.

A su vez, si este propósito no tiene una bajada específica en actividades y normas comunes, la organización corre el riesgo de retomar prácticas que facilitan la verticalidad, donde un jefe decide cómo seguir o qué decisión tomar ante determinadas situaciones. Por ejemplo, cuando hay un propósito común, pero no existen responsabilidades claras para pasar del papel a la ejecución, se pierde y puede conducir hacia técnicas de gestión tradicional, perdiendo los códigos de entendimiento común.

Lo anterior, se manifiesta en situaciones como el crecimiento organizacional, donde hay un horizonte lejano y otro a corto plazo. Sin embargo, cuando no existen los recursos mínimos para lograrlo, la sobrecarga a los equipos puede transformarse en un arma de doble filo. El resultado puede ser acorde con el objetivo, pero el desgaste al interior de los miembros del sistema puede ser irreversible.

Una organización que apuesta por la gestión colaborativa debe tener claro, ante cualquier proyecto, qué quiere lograr, pero también quién ejecutará cada parte de él. Debe considerar qué pedir, a quién, en qué cantidad y con qué plazo, a la vez que plantea un objetivo medible y un grado de satisfacción para la tarea asignada.

Este tipo de gestión debe cuidar tanto el proceso como el resultado, de manera que las personas puedan revisitar las normas del juego y reajustarlas si lo estiman necesario. Además, estas normas deben estar compartidas y respetadas en “en los buenos y en los malos momentos”.

Para que el cambio de sistema (hacia uno colaborativo) se consolide, las estructuras tienen que afianzar el dinamismo como política de acción, sistematizar las buenas prácticas y reconocerlas para agilizar su camino sin perder su esencia.

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