Entrevista @jesusmartinez y su experiencia en implementar procesos de colaboración en la Administración Pública

Les dejamos la quinta entrevista del estudio de experiencias y buenas prácticas de organizaciones que basan sus sistemas de gestión en el trabajo en red colaborativo.

Fuente Fotografía twitter de Jesús Martinez: https://twitter.com/jesusmartinez

A continuación la entrevista completa en podcast y muchas gracias a Jesús por tu tiempo, experiencia y conocimientos.

Jesús Martínez trabaja en el Centro de Formación del Departamento de Justicia de la Generalitat de Catalunya. Intenta transformar la formación tradicional por una formación colaborativa, buscando que las personas se activen proponiendo y aprendiendo. En particular, a través del Programa Compartim, han implementado metodologías y experiencias sobre comunidades de prácticas como una tecnología social muy interesante para fomentar la colaboración.

La entrevista busca observar cómo el trabajo en red colaborativo se da en una organización pública. Aquí les dejamos algunas reflexiones de la entrevista

Dimensión económica

En el entorno económico del sector público, se está aplicando una ley de transparencia pública en todos los sentidos: contratos, compras, etc. Además se publican los patrimonios de los altos cargos. El sistema sí adolece de ser muy estático y jerarquizado.

Como el sistema es muy estático se busca que las personas, desde sus puestos de trabajo, se entusiasmen para desarrollar proyectos de mejora flexibles a través de procesos de aprendizaje colaborativos y programas de formación a medida.

En los últimos años, las decisiones en relación a personas y recursos se toman más bien afuera (política) y las personas de una organización pública más bien administran los recursos en torno a esas decisiones políticas. Queda muy poco margen de auto-organización de los recursos.

Dimensión organizacional

La estructura del sector público es muy marcada en la pirámide, pero lo sueldos están muy nivelados entre unos y otros.

Con el tiempo se van instalando estilos directivos más participativos, pero depende de la persona ya que la tónica es la jerarquía unidireccional.  

En general, hoy, en la administración pública conviven tres modelos en una misma organización :

• Modelo jerárquico. El director establece los criterios y formas de trabajo
• Modelo de la nueva gestión pública. Se establecen equipos con objetivos y metas de forma participativa.
• Modelo abierto de gestión. Las personas se organizan en sistemas de auto-organización con el consentimiento del director.  

En la administración pública existe mucha flexibilidad para un modelo u otro. Todo depende de las personas y la dirección.

Dimensión cultural

Un tema clave es la formación que está afectada por temas demográficos, en que no se han renovado cargos y no está entrando gente nueva, por lo que las organizaciones se han envejecido.

Los temas como la colaboración cuesta promoverlos y llevarlos a la acción, ya que las generaciones de personas de más edad viene de una cultura más cerrada e individualista por educación.

En los procesos de formación donde se busca promover el trabajo en red colaborativo, al inicio todos son entusiastas, pero después se diluyen (respuesta limitada), ya que no hay personas que estén más integradas en una cultura colaborativa.

Por lo tanto, los espacios de formación en estos temas hay que buscarlos con mucho cuidado y ser más finos en el momento de desarrollar proyectos que promuevan el trabajo colaborativo, para no quemar las ideas y a las personas, buscando las posibilidades que tengan impacto entre iniciativas y participantes (miembros que quieren innovar y cambiar las formas tradicionales de trabajo).

Los procesos sindicalistas y políticos no han sido muy congruentes con las nuevas formas de trabajo, generando que la ciudadanía no tenga una idea clara de los trabajadores del estado, pero hoy existe una posibilidad de reinventar la administración pública, donde la colaboración sea un incentivo al desarrollo laboral y profesional al servicio público (no al negocio).

Tema creatividad e innovación  

En base al conocimiento se pueden crear iniciativas de trabajo innovadoras, para generar buenos espacios de trabajo.

En el sector público no es homogéneo, existen tres niveles de gestión: (1) el burocrático, (2) el de la nueva gestión o management y (3) el de la colaboración.  

La premisa es promover e identificar aquellos ambientes donde prosperen iniciativas de carácter colaborativo, con la idea de irlos ampliando por ósmosis, según los resultados en distintas partes de la organización. Por lo tanto ya no es un tema de edad o nivel de formación, para lanzar estas propuestas, sino más más bien de pensar cómo evoluciona mejor la organización.

Por eso es importante traer personas externas para transferir conocimiento, ya que mezclándolas con las personas de la organización y buenos métodos para trabajar el conocimiento interno, se tienen buenos resultados de transferencia y colaboración. Por ejemplo, compartiendo buenas prácticas para resolver problemas comunes y sus mejoras (Comunidades de Práctica).

Las comunidades de práctica son una forma distinta de generar y compartir conocimiento a lo que es un centro de formación reglado. Ya que con una metodología que implica apoyo externo, reuniones y objetivos en contenidos y tiempo, se desarrollan productos que impactan a los que forman la comunidad de práctica (durante el proceso de debates y reuniones) y a los que se relacionarán con los contenidos en el futuro (posterior al proceso documentado).

El ABC de las Comunidades de Práctica, para que colaboren son:

• Tiene que existir un problema que agobie o presione como foco de trabajo (situación problema),  
• Que existan personas que vivan el proceso con intensidad (personas apasionadas),
• Que la institucionalidad y la organización apoyen el proceso de forma amable (que les den tiempo y los dejen trabajar) .

Tema territorio,  comunidad,  clientes y proveedores

Las personas que trabajan en la administración pública ya tienen un componente de servicio público. Existen personas que viven con pasión este rol e innovan agregando un alto valor social. Pero existen otras personas en que este rol está automatizado por el rol en sí de servicio público.

Entre el cielo y la tierra: la crisis de las estructuras/culturas jerárquicas

Imagen Capilla Sixtina 

Los celestial v/s lo terrenal.

Cuando trabajamos con organizaciones nos encontramos, en particular en las empresas con estructuras matriciales, que el cielo (mundo celestial), es decir donde están los gerentes, directores o altos cargos y sus jefes de área, no conversan ni dialogan con los que están en la tierra (mundo terrenal), es decir con los empleados de bajos cargos y aquellas personas que se relacionan con los clientes finales.

La historia se repite una y otra vez: los que están en la tierra no entienden el porqué de muchas decisiones que les afectan directamente, como cambios en la logística de los lugares de trabajo, nuevas reglas de relación con los clientes para optimizar tiempos y costes, etc. Tampoco reciben razones en torno al porqué de dichas decisiones. Además existe la “queja” generalizada que los del cielo poco saben de la realidad de los clientes. Se agudizan las percepciones de que lo único que importa son los números y no las condiciones laborales ni humanas de los que están en la tierra: los trabajadores de la organización y los clientes.

Por otro lado, los del cielo, aún pensando que ellos son los únicos que tienen la responsabilidad y autoridad para decidir sobre la sostenibilidad de la organización, se fortalecen en competencias de cómo ser mejores líderes, como trabajar de forma más participativa, como relacionarse mejor con los pares, etc.

De igual forma los de abajo reciben formación de cómo optimizar y ser mejores trabajadores, como despertar el intraemprendimiento, el trabajo en equipo, etc.

Lo más usual es que entre los procesos de formación y fortalecimientos de competencias los del cielo y los de la tierra no se crucen. Es decir, es difícil encontrar juntos en una formación a los miembros del cielo en la la tierra y viceversa.

Los del cielo, después de un taller de competencias, proponen series infinitas de proyectos para coordinar e integrar a los de la tierra. Por otro lado, los de la tierra piden mayor coordinación entre jefes, áreas y planes de acción.

Los de la tierra a veces no llegan a reconocer a un solo jefe. Esto se debe en gran parte a los entramados poco claros de flujo de comunicaciones, donde varios mandos envían varias órdenes unidireccionales (a veces contradictorias) a un mismo nodo.


¿Dónde está el purgatorio?

Existe un submundo intermedio entre el cielo celestial y la tierra terrenal. Un mundo de seres humanos trabajadores y ángeles, de personas con autoridad que no están ni en el cielo ni en la tierra, sino en una posición intermedia, sin que tampoco aparezcan claramente en el sistema matricial de la organización.

Son personas que tienen acceso a los seres del cielo, sus conversaciones y hasta pueden afectar el desarrollo de decisiones estratégicas y operativas del cielo que se envían a la tierra. Y por otro lado, saben lo que pasa en la tierra, bajan como guardianes del cielo para escuchar y confesar a los fieles terrenales y darles ánimo de que sus peticiones serán consideradas por los de arriba.

Estas personas viven en el purgatorio, a mitad de camino entre lo celestial y terrenal. No pueden salir de su espacio de sobrevivencia, ya que nos los quieren muy arriba, pero tampoco muy abajo. Los del cielo prefieren dejarlos donde están, es decir entre la mitad de nada, ya que son seres que amortiguan el sistema y sus crisis, colocando bálsamo a quien lo necesite.

Tampoco arriesgan mucho más, ya que para eso están en el purgatorio, no les interesa subir a lo celestial y tampoco bajar a lo terrenal, su mundo es cómodo, no se queman por ningún lado, son felices y se aseguran en ese espacio de funciones.

¿Qué pasa con el infierno?

Hay otro tipo de persona, que son reconocidas como poco o nada funcionales por los de arriba y son poco aceptadas por los de la tierra. Estas personas son las que se van al infierno, es decir salen de la organización.

En general estas personas tienen historias de todo tipo, las sufridas y las victimarias, no hay punto medio. Son quienes que por una u otra razón dejan de ser importantes para la organización. A  veces porque cometieron graves errores y otras porque fueron el fusible o la parte mas delgada de la cuerda que se cortó. En el infierno viven personas que estuvieron en el cielo o la tierra. Los menos son los del purgatorio (que en su posición cómoda difícilmente se queman con alguien).

¿Podría existir algún cambio?

Ningún cambio puede ser a medias. ¿Qué significa esto? Muchas organizaciones prometen ser más colaborativas, escuchar a los del cielo y la tierra de manera conjunta, etc. pero la verdad es que los egos, el poder, etc. no dejan que los cambios emerjan o se desarrollen.

Algunos del cielo prefieren por convicciones no bajar a la tierra, otros si se atreven a ser semidioses en territorio terrenal, algunos se dignan a llamar a la puerta del purgatorio.

También a los de la tierra nos les interesa mucho que los de sus mismo bando o los del cielo los vengan a molestar, ya que se han adaptado y están en el confort de sus puestos de trabajo.

En el sentido más práctico necesitamos revoluciones innovadoras para cambiar el escenario anterior. Esa revolución abarca básicamente tres grandes ejes en torno a la colaboración:

• El espacio (físico y virtual).
• Los participantes o personas.
• Las tecnologías sociales o metodologías (presenciales o virtuales).